Nebenkostenabrechnung Vorlage & Muster: Kostenlos für Vermieter (2026)

Sie brauchen eine Vorlage für Ihre Nebenkostenabrechnung — am besten eine, die alle Pflichtangaben enthält und rechtlich auf dem neuesten Stand ist? In diesem Artikel finden Sie ein vollständiges Muster mit konkretem Zahlenbeispiel, eine Erklärung aller Pflichtbestandteile und die wichtigsten Tipps, damit Ihre Abrechnung 2026 fehlerfrei ist.

Laut Deutschem Mieterbund ist jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft — häufig wegen fehlender Pflichtangaben oder falscher Berechnungen. Mit dem richtigen Muster als Grundlage lässt sich das vermeiden.

Die 6 Pflichtangaben jeder Nebenkostenabrechnung

Bevor wir zum konkreten Muster kommen, sollten Sie die sechs Mindestangaben kennen, die jede Nebenkostenabrechnung enthalten muss. Fehlt auch nur eine, gilt die Abrechnung als formell unwirksam — und Nachforderungen können nicht durchgesetzt werden.

1. Abrechnungszeitraum

Der Zeitraum muss exakt angegeben werden und darf maximal 12 Monate umfassen. In der Regel entspricht er dem Kalenderjahr (01.01. bis 31.12.).

2. Gesamtkosten je Kostenart

Für jede abgerechnete Betriebskostenart müssen die Gesamtkosten des gesamten Gebäudes angegeben werden — nicht nur der Anteil des Mieters. Nur so kann der Mieter die Berechnung nachvollziehen.

3. Verteilerschlüssel je Kostenart

Für jede Position muss angegeben werden, nach welchem Schlüssel die Kosten verteilt werden: Wohnfläche, Personenzahl, Wohneinheiten oder Verbrauch.

4. Berechnung des Mieteranteils

Die konkrete Berechnung muss nachvollziehbar dargestellt werden. Der Mieter muss erkennen können, wie sein Anteil aus den Gesamtkosten und dem Verteilerschlüssel resultiert.

5. Geleistete Vorauszahlungen

Die im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen des Mieters müssen einzeln aufgeführt werden.

6. Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben)

Die Abrechnung muss klar ausweisen, ob eine Nachzahlung fällig ist oder ein Guthaben besteht — und in welcher Höhe.

Muster-Nebenkostenabrechnung: Vollständiges Beispiel

Das folgende Muster zeigt eine komplette Nebenkostenabrechnung für ein Mehrfamilienhaus mit drei Wohneinheiten. Alle Pflichtangaben sind enthalten.

Rahmendaten des Beispiels

Objekt:           Musterstraße 12, 80331 München
Wohneinheiten:    3
Gesamtwohnfläche: 200 m²

Mieter:           Max Mustermann
Wohneinheit:      Wohnung 2 (Erdgeschoss links)
Wohnfläche:       65 m² (Anteil: 32,5 %)
Personenzahl:     2 von 5 Personen gesamt (Anteil: 40 %)

Abrechnungszeitraum: 01.01.2025 – 31.12.2025

Abrechnung der Betriebskosten

Kostenart                    Gesamtkosten  Schlüssel      Anteil       Betrag
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Grundsteuer                     1.200,00 €  Wohnfläche     65/200 m²    390,00 €
Wasserversorgung                  960,00 €  Personen       2/5          384,00 €
Entwässerung                      720,00 €  Personen       2/5          288,00 €
Müllbeseitigung                   840,00 €  Personen       2/5          336,00 €
Gebäudereinigung                  600,00 €  Wohnfläche     65/200 m²    195,00 €
Gartenpflege                      480,00 €  Wohnfläche     65/200 m²    156,00 €
Beleuchtung                       180,00 €  Wohnfläche     65/200 m²     58,50 €
Schornsteinreinigung              150,00 €  Wohnfläche     65/200 m²     48,75 €
Sach-/Haftpflichtversicherung     900,00 €  Wohnfläche     65/200 m²    292,50 €
Sonstige (Rauchmelder)            120,00 €  Wohneinheiten  1/3           40,00 €
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Summe Betriebskosten (ohne Heizung)                                   2.188,75 €

Heiz- und Warmwasserkosten (nach HeizkostenV)

Gesamte Heizkosten:              4.800,00 €

Verbrauchsanteil (70 %):         3.360,00 €
  Mieteranteil nach Verbrauch:   35/100 Einheiten        1.176,00 €

Grundkostenanteil (30 %):        1.440,00 €
  Mieteranteil nach Fläche:      65/200 m²                 468,00 €

Warmwasserkosten:                  960,00 €
  Mieteranteil nach Verbrauch:   38/100 Einheiten          364,80 €
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Summe Heiz- und Warmwasserkosten                          2.008,80 €

CO₂-Kostenaufteilung (seit 2023 Pflicht)

CO₂-Ausstoß des Gebäudes:       28 kg/m²/a
Stufenmodell:                    Mieter 60 % / Vermieter 40 %

CO₂-Kosten gesamt:                320,00 €
  Mieteranteil (60 %):            192,00 €
  Vermieteranteil (40 %):         128,00 €  ← trägt der Vermieter
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
CO₂-Kosten Mieter (bereits in Heizkosten enthalten)         – 128,00 €

Gesamtergebnis

Betriebskosten (ohne Heizung):                            2.188,75 €
Heiz- und Warmwasserkosten:                                2.008,80 €
Abzug CO₂-Vermieteranteil:                                 -128,00 €
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Gesamtkosten Mieter:                                       4.069,55 €

Geleistete Vorauszahlungen (12 × 350,00 €):              -4.200,00 €
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
GUTHABEN zugunsten des Mieters:                              130,45 €

Aufbau einer Nebenkostenabrechnung: Vorlage zum Nachbauen

Wenn Sie Ihre eigene Vorlage erstellen möchten, sollte sie folgende Struktur haben:

Kopfbereich

Name und Anschrift des Vermieters
Name und Anschrift des Mieters
Bezeichnung des Mietobjekts (Adresse, Wohnungsnummer)
Abrechnungszeitraum
Datum der Erstellung

Gebäudedaten

Gesamtwohnfläche des Gebäudes
Wohnfläche der abgerechneten Einheit
Personenzahl (wenn als Schlüssel verwendet)
Anzahl der Wohneinheiten

Kostentabelle

Für jede Kostenart eine Zeile mit:

Bezeichnung der Kostenart (nach § 2 BetrKV)
Gesamtkosten des Gebäudes
Angewandter Verteilerschlüssel
Berechnungsformel / Anteil
Mieteranteil in Euro

Heizkostenabrechnung

Separater Abschnitt nach HeizkostenV
Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten
CO₂-Kostenaufteilung mit Angabe der Stufe

Endabrechnung

Summe aller Mieteranteile
Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben
Zahlungsfrist (in der Regel 30 Tage)
Hinweis auf das Belegeinsichtsrecht des Mieters

Häufige Fehler in Nebenkostenabrechnung-Vorlagen

Viele kostenlos verfügbare Vorlagen im Internet enthalten Fehler oder sind veraltet. Achten Sie auf diese typischen Probleme:

Fehlende CO₂-Kostenaufteilung

Seit 2023 ist die Aufteilung der CO₂-Kosten zwischen Vermieter und Mieter Pflicht. Vorlagen, die vor 2023 erstellt wurden, enthalten diese Position nicht. Für die Abrechnung 2025 (zu erstellen in 2026) gilt ein CO₂-Preis von 55 Euro pro Tonne.

Veraltete Kabel-TV-Kosten

Seit dem 30. Juni 2024 ist das Nebenkostenprivileg für Kabelfernsehen entfallen. Kabelgebühren dürfen nicht mehr über die Nebenkostenabrechnung umgelegt werden. Nur Betriebsstromkosten für Gemeinschaftsantennen bleiben umlagefähig.

Fehlender Verteilerschlüssel

Einige Vorlagen zeigen nur die Gesamtkosten und den Mieteranteil — ohne den Verteilerschlüssel und die Berechnungsformel offenzulegen. Das macht die Abrechnung formell unwirksam.

Keine Trennung bei Heizkosten

Die HeizkostenV schreibt eine Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten vor (mindestens 50 % Verbrauch). Vorlagen, die Heizkosten pauschal nach Wohnfläche verteilen, sind fehlerhaft.

Nicht umlagefähige Kosten enthalten

Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklagen oder Reparaturkosten tauchen in mangelhaften Vorlagen regelmäßig auf. Diese Positionen sind niemals umlagefähig.

Excel-Vorlage vs. Software: Was ist besser?

Excel-Vorlage

Eine selbst erstellte Excel-Tabelle ist kostenlos und flexibel. Allerdings gibt es entscheidende Nachteile:

Keine automatische Prüfung: Formelfehler oder nicht umlagefähige Kosten werden nicht erkannt
Kein Fristenmanagement: Sie müssen die 12-Monats-Frist selbst im Blick behalten
Manuelle Berechnung bei Mieterwechsel: Zeitanteilige Berechnungen sind fehleranfällig
Keine CO₂-Berechnung: Die Stufentabelle muss manuell angewandt werden
Kein rechtssicheres Format: Das Endergebnis muss separat in ein Anschreiben übertragen werden

Software-Lösung

Eine spezialisierte Vermietersoftware wie Tenantio nimmt Ihnen die Berechnung vollständig ab:

Automatische Verteilerschlüssel — inklusive zeitanteiliger Berechnung bei Mieterwechseln
Integrierte Plausibilitätsprüfung — nicht umlagefähige Kosten werden blockiert
CO₂-Kostenaufteilung — automatische Berechnung nach dem aktuellen Stufenmodell
Fristenerinnerung — Sie versäumen die 12-Monats-Frist nie wieder
Versandfertiges PDF — Abrechnung plus Anschreiben mit einem Klick

Gerade wenn Sie mehrere Wohneinheiten verwalten, spart Software nicht nur Zeit, sondern verhindert kostspielige Fehler.

Fristen: Was Sie bei der Zustellung beachten müssen

Auch die beste Vorlage nützt nichts, wenn die Frist verstreicht:

Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen
Für den Abrechnungszeitraum 2025 bedeutet das: Zustellung bis spätestens 31. Dezember 2026
Bei Fristversäumnis sind Nachforderungen ausgeschlossen — Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen
Der Mieter hat nach Erhalt 12 Monate Einwendungsfrist

Checkliste: Ist Ihre Vorlage vollständig?

Prüfen Sie Ihre Nebenkostenabrechnung vor dem Versand anhand dieser Checkliste:

Abrechnungszeitraum korrekt angegeben (exakt 12 Monate)?
Alle Kostenarten einzeln mit Gesamtkosten aufgeführt?
Verteilerschlüssel für jede Position benannt?
Berechnung des Mieteranteils nachvollziehbar?
Heizkosten in Grund- und Verbrauchskosten aufgeteilt?
CO₂-Kostenaufteilung ausgewiesen?
Vorauszahlungen korrekt aufgeführt und abgezogen?
Ergebnis (Nachzahlung/Guthaben) klar erkennbar?
Hinweis auf Belegeinsichtsrecht enthalten?
Keine Kabel-TV-Kosten mehr enthalten?
Keine Verwaltungs- oder Reparaturkosten enthalten?

Fazit: Vorlage als Einstieg, Software als Lösung

Eine gute Vorlage hilft Ihnen, die Struktur und Pflichtangaben einer Nebenkostenabrechnung zu verstehen. Für die tatsächliche Erstellung — insbesondere bei mehreren Einheiten, Mieterwechseln oder komplexen Heizkostenberechnungen — stoßen statische Vorlagen jedoch schnell an ihre Grenzen.

Tenantio erstellt Ihre Nebenkostenabrechnung automatisch: rechtssicher, aktuell und in wenigen Minuten. Alle Verteilerschlüssel, die CO₂-Kostenaufteilung und die Heizkostenverordnung werden automatisch berücksichtigt.

Testen Sie Tenantio 14 Tage kostenlos und erstellen Sie Ihre nächste Abrechnung ohne Vorlage.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten rechtlichen Fragen wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Mietrecht.